Specjalista administracyjno-biurowy z elementami księgowości w biurze

Biuro rachunkowe poszukuje kandydata / kandydatkę do pracy na stanowisku:

Specjalista administracyjno-biurowy z elementami księgowości

Poszukujemy osoby chętnej do pracy w biurze rachunkowym, umiejącej pracować przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii. Poza standardowymi programami Word, Excel, Outlook, stosujemy nowe technologie i narzędzia AI (m.in. program Saldeo, programy autorskie) w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz procesów księgowych.

Główne zadania związane są z administracyjną obsługą biura (np. przyjmowanie dokumentów księgowych od klientów, wstępny ich podział, odbieranie telefonów, zarządzanie korespondencją) oraz wsparciem księgowym innych pracowników i księgowych (np. wystawianie faktur sprzedaży biura, pilnowanie terminów podatkowych PIT, VAT, ZUS, CIT).

Zakres obowiązków:

Obowiązki administracyjne:

·       obsługa skrzynki mailowej, obsługa programu do kontaktów z klientami, telefonu firmowego, kontakt z klientem,

·       codzienny kontakt z klientami i urzędami (mailowy i telefoniczny), odpisywanie na maile i odbieranie telefonu, przekierowywanie rozmów do innych pracowników,

·       prowadzenie korespondencji biurowej (w tym urzędowej i ZUS) - pisma wychodzące i przychodzące, redagowanie korespondencji, wysyłka dokumentów oraz przesyłek, czuwanie nad terminowym obsługiwaniem i wysyłaniem korespondencji,

·       wysyłanie dokumentów papierowych na poczcie, dokumentów elektronicznych przez portale podatkowe, ZUS, programy usprawniające pracę biura rachunkowego,

·       sporządzanie umów na wzorach i pełnomocnictw dla nowych klientów,

·       inne zlecone na bieżąco sprawy administracyjne lub księgowe (np. Word korespondencja seryjna lub Excel różnego rodzaju zestawienia, filtrowanie, formatowanie),

·       pilnowanie terminów i kończenie spraw (np. przypomnienie osobie odpowiedzialnej o upływie terminu na odpowiedź do urzędu).

Wsparcie księgowości

·       wystawianie faktur sprzedaży biura,

·       podstawowa obsługa faktur zakupu i sprzedaży,

·       wstępny podział dokumentów księgowych i przekazywanie ich do księgowości (faktury, umowy),

·       archiwizacja dokumentów księgowych papierowa i elektroniczna,

·       nadzór nad obiegiem dokumentów w biurze.

Obowiązki biurowe:

·       prowadzenie i nadzór nad kalendarzem spotkań w biurze, przygotowywanie salki na spotkania,

·       monitorowanie stanu zaopatrzenia biura, tj. artykułów spożywczych i biurowych (raz w miesiącu),

·       dbanie o czystość biura i ogólna obsługa biura,

·       obsługa urządzeń biurowych (ksero, skaner).

Obowiązki inne:

·       załatwianie drobnych spraw związanych z funkcjonowaniem firmy np. zamówienie kuriera na niewymiarową paczkę, zamówienie taksówki na godzinę, znalezienie firmy niszczącej przedawnione dokumenty, zamówienie świetlówki, umówienie serwisu drukarki/klimatyzacji, zapisanie pracowników na szkolenia.

Wymagania:

·       minimum 3 letnie doświadczenie w podobnej pracy z dokumentami i fakturami, np. w kancelarii, biurze, sekretariacie,

·       obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) - poziom średniozaawansowany,

·        podstawowa wiedza w dziedzinie finansów, ekonomii, podatków itp.

·       umiejętność i chęci do pracy z wykorzystaniem nowoczesnych technologii (automatyzacja pracy),

·       zaangażowanie, samodzielność,

·       komunikatywność, doświadczenie w kontaktach z klientem,

·       dokładność, rzetelność, terminowość przy wykonywaniu zadań,

·       mile widziana znajomość programu Comarch ERP Optima,

·       bardzo dobra znajomość języka polskiego.

Oferujemy:

·       zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę/zlecenie/B2B w zależności od sytuacji,

·       praca na pełny etat w godzinach 8.30/9 – 16.30/17,

·       szkolenie z programu Comarch ERP Optima,

·       chęć rozwoju zawodowego z uwzględnieniem nowoczesnych narzędzi,

·       możliwość zdobycia doświadczenia w firmie z branży finanse i rachunkowość,

·       pracę w młodym zespole,

·       pakiet medyczny ubezpieczenie zdrowotne,

·       ubezpieczenie grupowe,

·       brak możliwości pracy zdalnej.

Uprzejmie informujemy, że będziemy kontaktować się z wybranymi kandydatami.

Prosimy o dołączenie klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacyjnego (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 1997 nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami."